Sistem Informasi Akuntansi

Sistem Informasi Akuntansi

Mutiara Rachmah Soleha

14320058

Konsep Dasar Sistem Informasi Dan Hubungan Antara Lingkungan Bisnis Dan SIA

Pengertian Sistem

Sistem adalah sekelompok komponen dan elemen yang digabungkan menjadi satu untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai suatu tujuan. Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, di mana suatu model matematika seringkali bisa dibuat.

Sistem juga merupakan kesatuan bagian-bagian yang saling berhubungan yang berada dalam suatu wilayah serta memiliki item-item penggerak, contoh umum misalnya seperti negara. Negara merupakan suatu kumpulan dari beberapa elemen kesatuan lain seperti provinsi yang saling berhubungan sehingga membentuk suatu negara dimana yang berperan sebagai penggeraknya yaitu rakyat yang berada dinegara tersebut.

Pengertian system menurut Prof Sumantri adalah sekelompok bagian-bagian yang bekerja bersama-sama untuk melakukan suatu tujuan, apabila salah satu bagian rusak atau tidak dapat menjalankan tugasnya, maka tujuan yang hendak dicapai tidak akan terpenuhi atau tercapai.

Ada banyak pendapat tentang pengertian dan definisi sistem yang dijelaskan oleh beberapa ahli. Berikut pengertian dan definisi sistem menurut beberapa ahli:

1.    Jogianto (2005:2), Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sistem ini menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata, seperti tempat, benda dan orang-orang yang betul-betul ada dan terjadi.

2.    Indrajit (2001:2), Sistem adalah kumpulan-kumpulan dari komponen-komponen yang memiliki unsur keterkaitan antara satu dengan lainnya.

3.    Lani Sidharta (1995:9), Sistem adalah himpunan dari bagian-bagian yang saling berhubungan, yang secara bersama mencapai tujuan-tujuan yang sama.

4.    Murdick, R. G (1991:27), Sistem adalah seperangkat elemen yang membentuk kumpulan atau prosedur-prosedur atau bagan-bagan pengolahan yang mencari suatu tujuan bagian atau tujuan bersama dengan mengoperasikan data dan/atau barang pada waktu rujukan tertentu untuk menghasilkan informasi dan/atau energi dan/atau barang.

5.    Davis, G. B (1991:45), Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang beroperai bersama-sama untuk menyelesaikan suatu sasaran.

Terdapat 2 kelompok pendekatan di dalam menjelaskan system, yaitu: yang merujuk pada prosedurnya dan yang menitikberatkan pada elemen-elemennya.

Ø  Definisi system yang menekankan pada prosedurnya.

Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan berkumpul bersama- sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk melakukan suatu sasaran tertentu

Ø  Definisi system yang menekanan pada elemannya.

Komponen-komponen atau sub-sub sistem dalam suatu sistem tidak dapat berdiri lepas sendiri-sendiri, komponen atau sub saling berinteraksi dan saling berhubungan dan membentuk suatu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat tercapai

Konsep Dasar Sistem

Supaya dapat memahami atau dapat mendefinisikan sebuah system terdapat dua pendekatan yang dapat digunakan untuk menerangkannya, yaitu dengan pendekatan:

a.    Prosedur  

Yaitu “suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang berupa urutan kegiatan yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”

Prosedur adalah “rangkaian operasi klerikal (tulis menulis), yang melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen yang digunakan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi- transaksi bisnis yang jerjadi serta untuk menyelesaikan suatu kegiatan tertentu”.

Urutan kegiatan digunakan untuk menjelaskan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakannya, kapan (when) dikerjakan dan bagaimana(how) mengerjakannya.

b.    Komponen/elemen

Yaitu “kumpulan komponen yang saling berkaitan dan bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu”.

Suatu sistem dapat terdiri dari beberapa sub-sub system, dan sub-sub sistem tersebut dapat pula terdiri dari beberapa sub-sub sistem yang lebih kecil.

Contoh:

Sistem Akuntansi terdiri dari sub sistem akuntansi penjualan, sub sistem akuntansi pembelian, sub sistem akuntansi penggajian dan sub sistem akuntansi biaya, dengan dokumen-dokumen dasar sebagai komponennya, seperti buku jurnal, buku besar, buku pembantu, neraca saldo, laporan rugi/laba, dan laporan perubahan modal.

Gambar konsep system informasi

Sifat Dan Karakter Sistem

1.    Komponen Sistem (Components)

Suatu sistem terdapat atas sejumlah komponen yang berinteraksi atau berkomunikasi yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan.

2.    Batas Sistem(Boundary)

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem satu dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas suatu sistem menunjukan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

3.    Lingkungan Luar Sistem (Environments)

Lingkungan luar adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. 

4.    Penghubung sistem (Interface)

Penghubung merupakan media antara suatu subsistem dengan subsistem yang lainya, Dengan penghubung satu subsistem yang membentuk satu kesatuan.

5.    Masukan Sistem (Input)

Masukan adalah energi yang di masukan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan signal (signal input). 

6.    Keluaran Sistem(Output)

keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan di klasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa Pembuagan.

7.    Pengelolaan Sistem (Process)

Suatu sistem dapat mempunyai bagian pengelolaan yang akan merubah masukan menjadi keluaran .

8.    Sasaran system (Objectives) atau tujuan (Goal)

Suatu sistem pasti mempunyai sasaran atau tujuan jika sistem yang tidak mempunyai tujuan dan sasaran maka operasi sistem tidak akan ada gunaya, sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan di hasilkan sistem, suatu sistem akan di katakan berhasil jika mengenai sasaran atau tujuan.

Klasifikasi Sistem

1.     Sistem Abstrak dan Fisik

o   Sistem Abstrak: Sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik.

Misalnya: Sistem Agama

o   Sistem Fisik: Sistem yang secara fisik dapat dilihat.

Misalnya: Perusahaan, Komputer

2.     Sistem Deterministik dan Probabilistik

o   Sistem Deterministik: Sistem yang operasinya dapat diprediksi secara tepat.

Contoh: Sistem Komputer.

o   Sistem Probabilistik: Sistem yang tidak dapat diprediksi dengan pasti karena mengandung unsur probabilitas.

Contoh: Sistem Evapotranspirasi, Sistem Serapan Hara, Sistem Fotosintesis.

3.     Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka.

o   Sistem Tertutup: Sistem yang tidak berhubungan dengan lingkungan dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan.

Contoh: Sistem Reaksi Kimia dalam Tabung Reaksi yang terisolasi.

o   Sistem Terbuka: Sistem yang berhubungan dengan lingkungan dan dipengaruhi oleh lingkungan.

Contohnya: Sistem Tanah.

4.     Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia.

o   Sistem Alamiah: Sistem yang terbentuk melalui proses alami.

Contoh: Sistem Tata Surya.

o   Sistem Buatan Manusia: Sistem yang dibuat oleh manusia.

Contoh: Sistem Komputer, Sistem Mobil.

5.     Sistem Sederhana dan Sistem Kompleks.

o   Sistem Sederhana: Sistem yang tidak rumit atau sistem dengan tingkat kerumitan rendah.

Contoh: Sistem Sepeda, Mesin Ketik, Sistem Infiltrasi Tanah.

o   Sistem Kompleks: Sistem yang rumit.

Contoh: Sitem Otak Manusia, Sistem Komputer, sistem Keseimbangan Hara Essensial dalam Tanah. 

Sistem Informasi Sumber Daya Lahan: merupakan sistem buatan manusia, sistem terbuka dan sistem fisik, tetapi dapat termasuk sistem kompleks maupun sederhana dan sistem Deterministik maupun Probabilistik

Siklus Informasi

Siklus informasi adalah gambaran secara umum mengenai proses terhadap data sehingga menjadi informasi yang bermanfaat bagi pengguna. Informasi yang menghasilkan informasi berikutnya. Demikian seterusnya proses pengolahan data menjadi informasi. Proses menghasilkan informasi harus melalui tahapan-tahapan yang dilakukan komputer sebagai teknologi informasi. Tahapan-tahapan tersebut terdiri atas Input – Proses – Output yang disebut sebagai siklus proses informasi. Artinya, bila tahap telah sampai pada output maka output tersebut dapat dijadikan input kembali. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa inormasi yang dihasilakn dapat pula dijadikan data kembali sebagai input untuk diproses selanjutnya.

Data merupakan bentuk mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data ditangkap sebagai input, diproses melalui suatu model membentuk informasi. Pemakai kemudian menerima informasi tersebut sebagai landasan untuk membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan operasional yang akan membuat sejumlah data baru. Data baru tersebut selanjutnya menjadi input pada proses berikutnya, begitu seterusnya sehingga membentuk suatu siklus intormasi/ Information Cycle (Tata Sutabri, 2004:17)

Penjelasan dari gambar di atas:

Data diolah melalui suatu model menjadi sebuah informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan tindakan lain yang akan membuat sejumlah data kembali, data yang di tangkap dianggal sebagai input di proses kembali melalui model, dan begitu seterusnya membentuk sebuah siklus.

Kualitas Informasi

Kualitas informasi sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh tiga hal pokok, yaitu akurasi (accuracy), relevansi (relevancy), dan tepat waktu (timeliness). (Agus Mulyanto, 2009 : 247).

a.    Akurasi (accuracy)

Sebuah informasi harus akurat karena dari sumber informasi hingga penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan yang dapat mengubah atau merusak informasi tersebut. Informasi dikatakan akurat apabila informasi tersebut tidak bias atau menyesatkan, bebas dari kesalahan-kesalahan dan harus jelas mencerminkan maksudnya.

Ketidakakuratan sebuah informasi dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan atau kesengajaan sehingga merusak atau mengubah data-data asli tersebut.

Beberapa hal yang dapat berpengaruh terhadap keakuratan sebuah informasi antara lain adalah:

1.    Informasi yang akurat harus memiliki kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan sebagian tentunya akan memengaruhi dalam pengambilan keputusan atau menentukan tindakan secara keseluruhan, sehingga akan berpengaruh terhadap kemampuannya untuk mengontrol atau memecahkan suatu masalah dengan baik.

2.    Informasi yang dihasilkan oleh proses pengolahan data, haruslah benar sesuai dengan perhitungan-perhitungan yang ada dalam proses tersebut.

3.    Informasi harus aman dari segala gangguan (noise) dapat mengubah atau merusak akurasi informasi tersebut dengan tujuan utama.  

b.    Tepat Waktu (timeliness)

Informasi yang dihasilkan dari suatu proses pengolahan data, datangnya tidak boleh terlambat (usang). Informasi yang terlambat tidak akan mempunyai nilai yang baik, karena informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan. Kesalahan dalam mengambil keputusan akan berakibat fatal bagi perusahaan. Mahalnya informasi disebabkan harus cepat dan tepat informasi tersebut didapat. Hal itu disebabkan oleh kecepatan untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkan informasi tersebut memerlukan bantuan teknologi-teknologi terbaru. Dengan demikian diperlukan teknologi-teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah, dan mengirimkan informasi tersebut.

c.    Relevansi (relevancy)

Informasi dikatakan berkualitas jika relevan bagi pemakainya. Hal ini berarti bahwa informasi tersebut harus bermanfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan lainnya berbeda. Misalnya, informasi mengenai kerusakan infrastruktur laboratorium komputer ditujukan kepada rektor universitas. Tetapi akan lebih relevan apabila ditujukan kepada penanggung jawab laboratorium.

Nilai Informasi

Parameter untuk mengukur nilai sebuah informasi (value of information) ditentukan dari dua hal pokok yaitu manfaat (benefit) dan biaya (cost). Namun, dalam kenyataannya informasi yang biaya untuk mendapatkannya tinggi belum tentu memiliki manfaat yang tinggi pula.

Menurut Sutarman (2012:14), Nilai dari informasi ditentukan oleh lima hal yaitu:

1.    Untuk memperoleh pemahaman dan manfaat.

2.    Untuk mendapatkan pengalaman.

3.    Pembelajaran yang terakumulasi sehingga dapat diaplikasikan dalam pemecahan masalah atau proses bisnis tertentu.

4.    Untuk mengekstrak inplikasi kritis dan merfleksikan pengalaman masa lampau yang menyedikan pengetahuan yang terorganisasi dengan nilai yang tinggi. Nilai ini bisa menghindari seorang menajer darimembuat kesalahan yang sama yang dilakukan oleh manajer lain sebelumnya.

5.    Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Sebagian besar informasi tidak dapat ditaksir keuntungannya dengan suatu nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya.

Menurut Gordon B. Davis nilai informasi dikatakan sempurna apabila perbedaan antara kebijakan optimal, tanpa informasi yang sempurna dan kebijakan optimal menggunakan informasi yang sempurna dapat dinyatakan dengan jelas.

Nilai suatu informasi dapat ditentukan berdasarkan sifatnya. Tentang 10 sifat yang dapat menentukan nilai informasi, yaitu sebagai berikut :

1.    Kemudahan dalam memperoleh

Informasi memiliki nilai yang lebih sempurna apabila dapat diperoleh secara mudah. Informasi yang penting dan sangat dibutuhkan menjadi tidak bernilai jika sulit diperoleh.

2.    Sifat luas dan kelengkapannya

Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai lingkup/cakupan yang luas dan lengkap. Informasi sepotong dan tidak lengkap menjadi tidak bernilai, karena tidak dapat digunakan secara baik.

3.    Ketelitian (accuracy)

Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai ketelitian yang tinggi/akurat. Informasi menjadi tidak bernilai jika tidak akurat, karena akan mengakibatkan kesalahan pengambilan keputusan.

4.    Kecocokan dengan pengguna (relevance)

Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Informasi berharga dan penting menjadi tidak bernilai jika tidak sesuai dengan kebutuhan penggunanya, karena tidak dapat dimanfaatkan untuk pengambilan keputusan.

5.    Ketepatan waktu

Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila dapat diterima oleh pengguna pada saat yang tepat. Informasi berharga dan penting menjadi tidak bernilai jika terlambat diterima/usang, karena tidak dapat dimanfaatkan pada saat pengambilan keputusan.

6.    Kejelasan (clarity)

Informasi yang jelas akan meningkatkan kesempurnaan nilai informasi. Kejelasan informasi dipengaruhi oleh bentuk dan format informasi.

7.    Fleksibilitas/ keluwesannya

Nilai informasi semakin sempurna apabila memiliki fleksibilitas tinggi. Fleksibilitas informasi diperlukan oleh para manajer/pimpinan pada saat pengambilan keputusan.

8.    Dapat dibuktikan

Nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut dapat dibuktikan kebenarannya. Kebenaran informasi bergantung pada validitas data sumber yang diolah.

9.    Tidak ada prasangka

Nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut tidak menimbulkan prasangka dan keraguan adanya kesalahan informasi.

10. Dapat diukur

Informasi untuk pengambilan keputusan seharusnya dapat diukur agar dapat mencapai nilai yang sempurna.

Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building blok), yang terdiri dari komponen input, komponen model, komponen output, komponen teknologi, komponen hardware, komponen software, komponen basis data, dan komponen kontrol. Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran.

1.    Komponen input

Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumendokumen dasar.

2.    Komponen model

Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yag sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3.    Komponen output

Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.

4.    Komponen teknologi

Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi, Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, neghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

5.    Komponen hardware

Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem informasi.Yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi.

6.    Komponen software

Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah,menghitung dan memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi.

7.    Komponen basis data

Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di pernagkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management System).

8.    Komponen control

Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, te,peratur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa halhal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur
terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

Hubungan Antara Lingkungan Bisnis Dengan SIA

Organisasi adalah kumpulan unit kerja atau pengambilan keputusan untuk mewujudkan tujuan. Sebagai sistem, setiap organisasi menerima masukan-masukan dan mengubah menjadi keluaran-keluaran dalam bentuk produk atau jasa. Misalnya suatu universitas menerima masukan-masukan berupa waktu yang dimiliki tenaga pengajar dan para mahasiswa, dan mengubah masukan-masuka ini menjadi beragam keluaran untuk tujuan pengembangan pendidikan dan ilmu pengatahuan.

Struktur organisasi adalah penggambaran cara-cara yang digunakan oleh manajer untuk mengarahkan dan mengkoordinasikan suatu kegiatan perusahaan. Bagan organisasi merupakan diagram yang menggambarkan suatu struktur organisasi yang mengandung kotak yang menunjukkan pusat-pusat pertanggungjawaban seorang manajer dan garis yang berhubungan dengan pusat-pusat pertanggungjawaban. Dari sudut pandang sistem informasi, adanya struktur organisasi membantu masayarakat menjelaskan aliran informasi dalam organisasi.

Struktur organisasi mempengaruhi SIA. Beberapa hubungan yang harus dipahami oleh seorang pembuat sistem adalah :

1.    Struktur organisasi menggambarkan arus informasi yang penting yang dihasilkan oleh SIA. Arus vertikal ini menunjukkan informasi yang diperlukan oleh manajer untuk menjalankan tugasnya

2.    Struktur organisasi menentukan arus horizontal data transaksi yang harus ditangani oleh personel SIA

                Pemakai informasi akuntansi dapat dibagi dalam dua kelompok besar, yaitu ekstern dan intern. Pemakai ekstern mencakup pemegang saham, investor, kreditor, pemerintah, pelanggan, pemasok, pesaing, serikat pekerja, dan masyarakat secara keseluruhan. Pemakai ekstern menerima dan tergantung pada beragam keluaran dari SIA suatu organisasi. Sebagian keluaran ini bersifat rutin.

Pemakai intern terutama para manajer, kebutuhannya bervariasi tergantung pada tingkatannya di dalam organisasi atau terhadap fungsi yang mereka jalankan. Gambar berikut adalah skema mengenai tingkat kepentingan manajerial yang berbeda terhadap informasi. Diagram tersebut menekankan bahwa terdapat kebutuhan dan permintaan informasi yang berbeda pada tingkat-tingkat manajemen dalam organisasi. SIA mengikhtisarkan dan menyaring data yang tersedia bagi para pengambilan keputusan. Dengan memproses data, SIA mempengaruhi keputusan-keputusan organisasi.